Organisaatioviestintä

Organisaatioviestinnän valta on sisällössä. Viestinnän tulee olla suoraviivaista, selkeää ja rehellistä. Parhaimmillan hyvä organisaatioviestintä sijoittuu oikeaan paikkaan ja oikealle yleisölle. Viestin vastaanottajan tulee saada sisällöstä selvää nopeallakin vilkaisulla. Koska organisaatioviestintään kuuluu sekä sisäiset että ulkoiset sidosryhmät, tulee viestintääkin olla kahdenlaista.

Viestinnän tulisi olla osa yrityksen perusstrategiaa 

 

Yritys ei voi toimia ilman toimivaa sisäistä viestintää. Sisäisessä organisaatioviestinnässä kohderyhmiä voidaan kohdentaa tarkemmin. Viestit voidaan toimittaa vain rajatuille vastaanottajille ja viestien sisällön tyyli voi vaihdella hyvinkin paljon riippuen vastaanottajista. On kuitenkin hyvin tärkeää, että viestin sisältö tulee kaikille selväksi.

Nykypäivänä viestintä on helppoa ja nopeaa toetuttaa. Älypuhelimiin on saatavilla erilaisia sovelluksia, joiden avulla viestinnästä on tullut nopeampaa. Haasteena on kuitenkin se, että miten viestitään niin ettei informaatiota tule liikaa, eli ns. informaatioähky. Monessa yrityksessä esimiesten vastuulla on tiedon välittäminen työryhmälleen. Tällöin esimies voi halutessaan kohdentaa vastaanottajia tai jakaa tietoa useampiin osiin, jolloin kaikki tieto ei kaadu yhdellä kertaa kaikkien niskaan.

"Monesti, jos organisaatiolla on ongelmia sisäisesti, ne saattavat liittyä organisaation sisällä oleviin viestinnällisiin ongelmiin. Sisäiseen viestintään liittyvät ongelmat tulevat tyypillisesti kaikkein näkyvimmiksi, kun yrityksessä on käynnissä jonkin tyyppinen muutostila. Tämä johtuu siitä, että muutos luo ihmisissä aina epävarmuutta ja epävarmuus johtaa turhautumiseen. Jos viestintä ei tuo varmuutta ihmisille, rupeavat he helposti luomaan omia johtopäätöksiään, joista syntyy huhuja. Ongelmana tässä tilanteessa on se, että kun huhut on päästetty syntymään, on tilannetta enää vaikea saada hallintaan viestinnällä."
(Marko Nissilä, Vantaan Yrittäjät)

Yksi esimerkki sisäisessä organisaatioviestinnästä, jossa voidaan mennä pahasti pieleen, on yt-viestintä. Yritykset, jotka ovat käyneet läpi yhteistoimintaneuvottelut ovat varmasti kompastuneet tähän viestinnän kuoppaan. Koska viestinnän tulisi olla aina avointa ja tässä tapauksessa myös kaikille samanlaista, ei yt-viestinnässä tulisi koskaan sortua ympäripyöreään tapaan viestiä. Tilanne on kaikille osapuolille rasittava ja aiheuttaa monenlaisia tunteita, siksi läpinäkyvä ja rehellinen viestintä on ehdottoman tärkeää. Huhuja ei saisi päästää liikkeele lainkaan ja vain avoimella viestinnällä se voidaan estää.





Ulkoisessa organisaatioviestinnässä on tärkeää, että yrityksestä saadaan tarpeeksi tietoa. Hyvin toteutetulla viestinnällä yritys tekee itsensä tunnetuksi ja saa aikaan keskustelua. Tässäkin tapauksessa avoin ja rehellinen viestintä on tärkeää, sillä yritys ei halua huhjen liikkuvan yrityksen ulkopuolellakaan.

Viestintä vaatii asiantuntemusta 

 

Yrityksellä on hyvä olla erillinen viestinnästä vastaava henkilö, jonka kautta yrityksen viestit kulkevat julkisuuteen. Näin varmistetaan, että viestinnän tyyli on samanlaista ja viestit vastaavat yrityksen arvoja ja liikeideaa.

"Viestintä kiteytyy kaikissa suunnissaan muutamaan peruskäsitteeseen, jotka ovat: tehokkuus, yhdenmukaisuus, suoruus, nopeus, kattavuus ja ennen kaikkea selkeys."
(Marko Nissilä, Vantaan Yrittäjät)

Viestinnän monimuotoiset kanavat

 

Kasvokkain toetutettu viestintä sisältää palaverit, neuvottelut, palaute-, kehitys- ja käytäväkeskustelut. Näiden viestinnän haasteina on usein vain pienen ryhmän keskustelut, eikä näistä aina jää dokumenttia.
Painettu viestintä sisältää erilaisia tiedotteita, lehtijuttuja, ilmoitustauluilmoittelua ja mainosmateriaaleja.
Sähköinen viestintä sisältää sähköpostit, sosiaalisen median, intra- ja extranetit sekä monipuoliset mobiilityökalut.

Yrityksen ammattilaisten tulee osata valita oikeat kanavat erilaisiin viestintätilanteisiin.